Pierwsza konsultacja z radcą prawnym – jak się przygotować?

Jak przygotować się do pierwszej konsultacji z radcą prawnym: dokumenty, oś czasu, przebieg spotkania i kolejne kroki. Praktyczny, bezpieczny przewodnik.

Pierwsza konsultacja z radcą prawnym to dobry moment, by uporządkować fakty, oszacować ryzyka i ułożyć plan działania. Dobre przygotowanie skraca spotkanie, obniża koszt całej sprawy i ułatwia podjęcie decyzji. Poniższy przewodnik pokazuje, co zabrać, jak opisać sprawę i jak wygląda konsultacja krok po kroku.

Kaliski Radca Prawny Michał Wardeński: „Najbardziej pomaga merytoryczne przygotowanie i komplet kluczowych dokumentów – wtedy od razu przechodzimy do konkretów.”

Po co jest pierwsza konsultacja

• Diagnoza sytuacji – ustalamy stan faktyczny, podstawy prawne i możliwe ścieżki postępowania.

• Ocena ryzyka i kosztów – omawiamy, co jest realne, jakie są terminy oraz jak może wyglądać budżet działań.

• Plan na kolejne kroki – wybór strategii: negocjacje i mediacja, pismo przedsądowe, pozew, odwołanie, skarga do WSA lub inny środek zaskarżenia.

• Ustalenia organizacyjne – forma kontaktu, zakres zaangażowania kancelarii, potrzebne pełnomocnictwa.

Co zabrać na spotkanie – praktyczna lista

Im więcej konkretów, tym sprawniej przebiega konsultacja. Przygotuj:

• Umowy i aneksy oraz ogólne warunki dostaw/usług, regulaminy.

• Dowody rozliczeń – faktury, potwierdzenia przelewów, noty, harmonogramy.

• Korespondencję – e-maile, pisma, SMS-y; najlepiej w jednym pliku PDF lub w folderze z nazwami typu „2024-06-01 – wezwanie”.

• Pisma z sądu lub urzędu wraz z kopertą albo potwierdzeniem doręczenia.

• Oś czasu – lista zdarzeń i dat: co, kto, kiedy, za ile.

• Dane stron – nazwy, adresy, NIP/PESEL, numery ksiąg wieczystych (jeśli wątek dotyczy nieruchomości).

• Dowody dodatkowe – zdjęcia, nagrania, protokoły, notatki służbowe, SMS-y z potwierdzeniami.

Jak przygotować dokumenty, by nie tracić czasu

• Scal najważniejsze pliki w jeden PDF i dodaj spis treści na początku.

• Zaznacz kolorową karteczką fragmenty, które Twoim zdaniem są kluczowe.

• Jeśli czegoś brakuje – zanotuj, skąd można to zdobyć (np. od kontrahenta, z ePUAP, z CEIDG).

Jak opisać swoją sprawę

Krótki, rzeczowy opis ułatwia analizę już na starcie:

1. Cel – co chcesz osiągnąć: zapłatę, wstrzymanie naruszeń, przeniesienie prawa, unieważnienie decyzji, szybkie porozumienie.

2. Tło – w 5–7 zdaniach: kto z kim, od kiedy współpraca/konflikt, najważniejsze ustalenia.

3. Kluczowe daty – zawarcie umowy, wystawienie faktury, wezwanie do zapłaty, doręczenie decyzji.

4. Dowody – jakie już masz, czego brakuje, co da się zdobyć.

5. Ograniczenia – terminy, budżet, zależność od relacji biznesowej, kwestie wizerunkowe.

Terminy i ryzyka – o czym pamiętać

• Terminy biegną od doręczenia pism. Zachowuj koperty i zwrotki, a w e-mailach – nagłówki z datą.

• Ryzyko kosztów – oprócz wynagrodzenia pełnomocnika pojawiają się opłaty sądowe, zaliczki na biegłych czy koszty mediacji.

• Dowody trzeba zabezpieczać od razu – rób kopie korespondencji i plików, spisuj notatki ze spotkań, zbieraj potwierdzenia.

• Relacje biznesowe – czasem negocjacje i ugoda pozwalają oszczędzić czas i uniknąć eskalacji.

Przebieg konsultacji – krok po kroku

1. Krótka rozmowa wprowadzająca – cel, kontekst, oczekiwania.

2. Przegląd dokumentów i weryfikacja faktów – najpierw to, co kluczowe: umowa, wezwania, decyzje.

3. Identyfikacja opcji – wariant A (np. pismo przedsądowe), B (mediacja), C (pozew/odwołanie), z omówieniem plusów i minusów.

4. Plan działań i lista zadań – co robimy, w jakiej kolejności, jakie materiały dosłać i w jakim terminie.

5. Ustalenia organizacyjne – harmonogram, budżet, forma kontaktu, pełnomocnictwo i RODO.

Co dzieje się po spotkaniu

• Otrzymujesz podsumowanie e-mail z ustaleniami, listą dokumentów do uzupełnienia i terminami.

• W sprawach pilnych kancelaria przygotowuje wezwanie do zapłaty, wniosek lub odwołanie.

• Jeśli zapadnie decyzja o rozmowach polubownych, ustalany jest plan negocjacji/mediacji.

• Przy postępowaniach sądowych lub administracyjnych – zarys strategii na etapy wraz z szacunkową linią czasu.

Najczęstsze błędy, których łatwo uniknąć

• Brak osi czasu i rozproszone dokumenty.

• Nieoznaczone daty doręczeń – utrudnia to ocenę terminów.

• Emocjonalne opisy zamiast faktów – trudniej wyłapać sedno sporu.

• Wysyłanie pism bez konsultacji – bywa, że jedno zdanie psuje pozycję procesową.

• Brak kopii dowodów – znikające maile, zmieniające się dokumenty online.

Dobre praktyki, które procentują

• Minimalizm w treści, komplet w załącznikach – zwięźle opisujesz sprawę, ale dołączasz wszystko, co istotne.

• Nazewnictwo plików typu „2025-07-14_Wezwanie_do_zapłaty_KontrahentX.pdf”.

• Potwierdzanie ustaleń na piśmie – krótkie e-maile po spotkaniach czy rozmowach telefonicznych.

• Archiwizacja – jeden folder na sprawę z podfolderami: „Umowy”, „Korespondencja”, „Pisma urzędowe”.

Najważniejsze wnioski

• Oś czasu + kluczowe dokumenty to największy przyspieszacz konsultacji.

• Terminy decydują o możliwościach, dlatego dokumentuj doręczenia.

• Plan działań po spotkaniu ogranicza chaos i pomaga trzymać budżet.

• Negocjacje lub mediacja często pozwalają zamknąć sprawę szybciej i taniej.

• Notuj i archiwizuj – to inwestycja na każdym etapie sporu.